Adaptación de las actuaciones que las oficinas de empleo han ofrecido a las personas demandantes de empleo en esta situación de pandemia y confinamiento, así como en su posterior vuelta a la normalidad, de manera que ni las limitaciones a la movilidad ni el cierre de las oficinas a la atención al público perjudicaran la atención a nuestros/as demandantes de empleo.
Las medidas puestas en marcha han sido:
-Automatización de la renovación de la demanda de empleo: Petición realizada a los servicios centrales del SEPE en Madrid, generando un sistema de aviso automático de la renovación por SMS o correo electrónico.
-Adaptación y flexibilización de las gestiones, permitiendo su prestación de manera no presencial (a través de teléfono o correo electrónico):Se establecen instrucciones para poder gestionar altas de demanda o actualizaciones de datos profesionales de manera no presencial, se gestionan ofertas de empleo con medios de contacto preferentemente no presenciales, se desarrollan acciones de orientación e información laboral a través de medios telemáticos.
-Desarrollo de tareas en modalidad de teletrabajo (definición de las tareas y mecanismos para desempeñar ciertas acciones en teletrabajo)
-Elaboración y difusión de cartelería e infografías que facilitaran información
-Refuerzo y potenciación de la herramienta de orientación on line Inaem Orient@
-Generación de nuevas acciones proactivas para ofrecer a las personas demandantes de empleo (información de servicios de INAEM en general, ofrecimiento de herramientas online, ofrecimiento de ofertas de empleo adecuadas…), recopilación de recursos de empleo on line que compartir con todas las unidades.
-Mecanismos de colaboración con otros Organismos (Trabajo, SEPE, entidades colaboradoras…) para generar sinergias para facilitar la adecuada atención a las personas administradas.
-Generación de un sistema de cita previa
-Elaboración de protocolos e instrucciones
-Jornada de intercambio de buenas prácticas en las oficinas

El problema que aborda la solución planteada es la grave situación de pandemia y la adopción de medidas de prevención que reduzca el contagio de esta enfermedad.

Inicialmente nos encontramos con un estado de alarma que generó confinamiento, limitación de la movilidad y cierre al público de oficinas de empleo. Aun con la vuelta a la normalidad tras el fin del estado de alarma, las medidas de prevención son necesarias, y es conveniente adaptar el servicio que las oficinas de empleo facilitan a las personas demandantes de empleo.

Por tanto, esta flexibilización y adaptación de los mecanismos de atención al público de las oficinas de empleo busca dar una nueva respuesta a las nuevas necesidades, persiguiendo evitar la paralización o demora en la gestión del servicio público, y minimizar el riesgo tanto para nuestros/as usuarios/as como a nuestra plantilla.

El impacto que ha producido esta adaptación es que el servicio público ofrecido por el INAEM se ha seguido desarrollando sin interrupción. A pesar del confinamiento y del cierre al público de oficinas, se han seguido tramitando altas de demandantes, gestionando ofertas de empleo, trasladando información laboral de interés, ofreciendo alternativas de orientación a nuestra población, respondiendo a las múltiples llamadas de teléfono de las personas demandantes de empleo…

Otro impacto más a largo plazo es que el análisis realizado para evaluar cada tarea y su adaptación nos ha permitido revisar nuestros procesos de trabajo y valorar posibles cambios enfocados a una nueva manera de entender y ofrecer nuestros servicios, más práctica, flexible, facilitadora para nuestros/as administrados/as, con una vocación de simplificación de trámites… Esta nueva línea de trabajo que comienza ahora verá los resultados más a largo plazo, pero ya desde el INAEM se está analizando la posibilidad de generar grupos de trabajo que avancen en esta dirección.

INAEM

Problema potencial: la búsqueda de un término medio entre la flexibilidad y la seguridad de los procesos. Es necesario realizar un análisis concienzudo que permita detectar los aspectos del proceso realmente prescindibles, y que las nuevas soluciones mantengan la seguridad a todos los niveles (protección de datos).
Revisar las bases de datos del INAEM en busca de una reclasificación que permita asegurar la calidad de la información que en dichas bases se recogen. La flexibilización de ciertas acciones en el periodo de pandemia requerirá de un repaso y actualización escalonada de la información.
Ordenación de todos los nuevos procesos, la reorganización de la documentación y la necesidad de ir actualizando todo y adaptarlo conforme se produzcan novedades.
Dificultad inicial para el despliegue de los escritorios virtuales
Necesidades: algunos de los procesos y metodologías requieren de una cierta inversión económica (tecnología) y se deben reforzar los servicios informáticos