Forum Open d’Etat - Observatory of Public Sector Innovation

Conçus et impulsés par Etalab, Datactivist et Vraiment Vraiment dans le cadre de la démarche de gouvernement ouvert en France, le forum « Open d’État » est une rencontre entre agents publics impliqués dans des projets d’innovation, et des acteurs de la société civile (acteurs privés, associations, ONG…) lors de forums ouverts sur des projets spécifiques autour de la donnée. Ces Forums permettent d'expliquer les projets et de recueillir les demandes des citoyens.

Innovation Summary

Innovation Overview

Les Forums Open d'État ont pour but de faire se rencontrer les agents publics et les acteurs de la société civile pour partager les savoirs, les pratiques et les expériences sur un projet spécifique autour de la donnée.

L’innovation principale est le format du Forum.
Les Forums sont organisés en partenariat par une administration, ici Etalab, et une organisation de la société civile, ici Datactivist et Vraiment Vraiment. Ce Partenariat permet d'enrichir le contenu et l'animation, et d'ouvrir l'écosystème des participants.

Les principes de base sont les suivants :
1. identifier les personnes qui ont une valeur ajoutée réelle sur les sujets abordés et qui ont un pouvoir de décision, de faire évoluer la situation : côté administrations publics et côté société civile.
2. une fois ces personnes identifiées, les invitations au Forum sont ensuite ouvertes à tous. Le nombre de participants est limité à 40 personnes maximums afin de créer un environnement le plus propice possible à la discussion constructive
3. les questions à aborder sont identifiées en amont avec les participants et l'administration porteuse du sujet afin de bien cibler les objectifs de sortie du Forum
4. Un "kit d'appropriation" est élaboré et sera envoyé en amont du Forum et distribué le jour même. Ce kit d'appropriation comprend les dernières évolutions réglementaires, la définition de mots techniques, et toutes informations qui permet à tous les participants d'avoir une base de connaissance commune du sujet
5. Une charte des Forums Open d'Etat a été définies lors du premier Forum afin de définir les règles d'interaction entre participants. Les règles dites "Chatham house" ont été retenues : ce qui se dit dans les Forums reste confidentiel, un compte rendu sera produit mais les propos ne seront pas attribués à des personnes. Cette règle permet notamment aux personnes présentes de s'exprimer librement
6. À la fin de chaque Forum un compte rendu détaillé est produit, envoyé aux participants pour réaction, puis publié.
7. Une Forum en ligne a été crée afin de permettre aux discussions de continuer en ligne entre les Forums

Les forums open d'Etat sont organisés en deux parties :
- Un mot introductif de 15 minutes pour expliquer le principe des Forums ainsi que ses règles.
- Des prises de paroles des intervenants de divers profils qui ont abordé la problématique sous des angles différents (cette partie est d’environ 40 minutes)
- Deux ateliers simultanés pour répondre à des questions spécifiques que l’administration et/ou la société civile se posent (cette partie est d’environ 1h20). Ces ateliers sont participatifs, une restitution des travaux et discussions des ateliers s’effectue à la fin du Forum.

Durant l'instance plénière, les administration font un travail de pédagogie pour expliquer les enjeux de leur projet : quelles données sont concernées, quelle gouvernance pour ces données, quels sont les utilisations, quels sont les points de blocages à la publication et la réutilisation. Des intervenants de la société civile, des chercheurs, des acteurs privés présentent quant a eux les réutilisations et réalisations qu'ils font de la donnée et les besoins qu'ils ont.

Cinq Forums Open d'État ont pu être organisés durant l'année 2018 :

- Open D’État n°1 : 12/03/2018 : co-construisons le Forum du gouvernement ouvert. Il a permis de réaliser un Manifeste pour les forums Open d’État
- Open d’État n°2 : 09/05/2018 : publier en open data les données du répertoire des représentants d’intérêts
- Open d’État n°3 : 09/07/2018 : Ouvrons la science !
- Open d’État n°4 : 13/09/2018 : Data.gouv.fr et les algorithmes à l’épreuve de la médiation numérique
- Open d’État n°5 : 12/12/2018 : ouverture des données essentielles de la commande publique

Un compte-rendu est publié après chaque Forum, il fait l’objet d’un appel à commentaire sur le Forum Etalab.

Au delà de ces rencontres en présentiels, nous mettons à disposition une plateforme numérique de dialogue pour interagir en dehors des rencontres, le Forum Etalab : https://forum.etalab.gouv.fr/t/les-forums-open-detat/4013/3

Innovation Description

What Makes Your Project Innovative?

· Inciter les administrations à parler de leurs projets autour de la donnée : favoriser la réflexion, le débat d’idées, engager une discussion avec les agents portant des projets d’innovation.
· Volonté de sortir du cadre formel et des tableurs, ce n'est pas uniquement une réunion entre administrations mais un dialogue avec les citoyens. Cela s'inscrit dans un objectif de transparence, de participation et de co-création.
· Volonté d'identifier un écosystème d'acteurs sur un sujet afin de permettre à l'administration d'interagir davantage avec cet écosystème
· Animation de discussions et débats de qualité faisant intervenir des paroles d’experts mais aussi de profanes, curieux d’un domaine ou sujet traité.
· Le but est que les administrations s’inspirent de retours des participants du forum pour avancer dans leurs projets.
. Organisation en Partenariat entre une administration et des organisations de la société civile

Innovation Development

Collaborations & Partnerships

Les Forums Open d'État ont été conçus par Etalab au sein de DINSIC, dans les Services du Premier ministre, Datactivist, société coopérative spécialisée sur l'ouverture et l'utilisation des données et Vraiment Vraiment, entreprise de design.
Un 1er Forum Open d'État a rassemblé une 50aine de personnes, société civile, entreprises, chercheurs et a permis de co-construire les règles et principes de l'organisation des Forums Open d'État.

Users, Stakeholders & Beneficiaries

Il y a plusieurs types de participants: des agents des différentes administrations, des organisations de la société civile connaissant bien le sujet et des curieux venant découvrir les échanges. Concernant les organisateurs, nous restons sur le principe de co-construction entre administration et société civile puisque les Forums sont organisés par la mission Etalab, et les entreprises Datactivist et Vraiment Vraiment. Le Forum Open d’Etat #2 a été co-organisé avec la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique (HATVP).

Voici les intervenants qui y ont participés au cinq Forums Open d'Etat:
N°1 : Réalisation du Manifeste des forums avec les citoyens et les administrations.
N°2 : co-organisé par la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique
N°3 : représentants du MESRI, de la région Occitanie et de l’Institut national polytechnique de Toulouse
N°4 : représentants de la DINSIC et du journal NextImpact.
N°5 : représentants d'Etalab, d'OctopusMind, la région Bretagne et TransparencyInternational.

Innovation Reflections

Results, Outcomes & Impacts

Lors du premier Forum Open d'Etat, les participants étaient réunis pour définir la méthode des futures éditions. Un manifeste a été rédigé pour énoncer le format ainsi que les règles majeures liés au déroulement des Forums Open d’État.
Vous pouvez retrouver le manifeste : https://www.etalab.gouv.fr/wp-content/uploads/2018/04/le_manifeste_V2.pdf

Les administrations intervenants aux Forums prennent en compte les différentes discussions, les agents d’Etalab se chargent ensuite de voir si ces discussions ont eu une continuité dans le travail des administrations.

Comme exemple d’impact: Durant le Forum Open d’Etat N°2, organisé avec la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique, les participants aux ateliers ont souhaités voir apparaître des dispositifs de datavisualisation sur le site de la HATVP. La Haute Autorité développe actuellement ces outils avec des étudiants de l’école CentraleSupelec.

Challenges and Failures

Un challenge important a été de convier des intervenants qui soient aussi bien des administrations mais aussi de la société civile.
Notre volonté a été d'expliquer les contenus les plus techniques à tous les participants, de convier de nouveaux acteurs de la société civile à chaque forum et d'organiser un maximum de ces évènements avec des représentants de différentes administrations.

Conditions for Success

En plus des règles de base déjà citées, qui sont fondamentale pour la réussite du Forum (identifier les bons intervenants, préparer les questions et besoins en amont, préparer un kit d'appropriation, respecter les règles d'anonymat...) :
1/ Que les intervenants ne soient pas trop techniques dans leur prise de parole et qu'il y ait un dialogue avec les participants durant l'évènement.
2/ Que tous les participants aient compris les enjeux et détails autour de l'engagement.
3/ Que l'administration porteuse de l'engagement prenne en considération les idées des participants pour la suite de ses travaux
4/ Que les participants soient actifs dans les ateliers du Forum, qu'ils fassent part de leurs difficultés ou suggestions.
5/ Qu'il y ait des retours constructifs sur les appels à commentaires des comptes-rendus.

Replication

Nous sommes actuellement entrain de rédiger un manuel permettant aux administrations qui le souhaitent d'organiser un Forum Open d'Etat sur leurs sujets.

Lessons Learned

Il est important de vulgariser le vocabulaire technique afin de permettre à différentes parties prenantes de comprendre l'intégralité des échanges se déroulant durant le forum.
Par ailleurs, nous rédigeons des kit d’appropriation envoyé avant (et distribué pendant) chaque Forum pour expliquer tout le contenu qui pourrait être technique. Ces Kit recense généralement :
- Préparer un Kit d’appropriation, celui-ci dispose :
- D’un glossaire pour que tous les participants soient au même niveau
- D’une explication des textes de loi sur le sujet.
- D’un recueil de cas pratiques
- D’une explication des règles du Forum Open
- Éventuellement des initiatives internationales dans le domaine.

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